如果您想減少手動處理時間，那麼您需要業務流程自動化。
了解如何使用 BPA 有效地實現業務自動化。
在現代企業中，耗時且重複的任務經常成為團隊創造力和策略思維的障礙。當您的員工忙於處理像資料輸入這樣單調、手動的流程時，創新的重點就被分散了。這種管理負擔與提升客戶體驗之間的衝突是很多公司面臨的常見挑戰。
不過，幸運的是，我們可以將這些日常任務交由他人或自動化系統來完成。業務流程自動化 (BPA) 允許您自動執行那些手動職責，以便您和您的團隊可以將更多的時間和精力投入到創新和策略性的工作中。這也是為什麼現在是擁抱自動化的最佳時機，以及如何精準地發揮自動化的力量的原因。
一. 業務流程自動化 (BPA) 的定義
在計算成為商業不可或缺的一部分之前，業務流程主要由員工和管理階層直接管理。每個業務流程至少需要一名專職員工，有時甚至需要整個團隊投入大量的時間和精力。然而，如果這些精力能夠用在其他地方，將會產生更大的價值。
隨著數位科技的出現和普及，這一切都發生了變化。現在，只需按一下按鈕，即可數位化地儲存、複製和傳輸檔案。報告可以根據數位資料快速編譯，甚至 Excel 電子表格也可以轉變為自動化的工作流程和應用程序，以提高效率。透過這些和類似的進步，業務流程自動化變得現實可行。
自動化的演變與現代應用
隨著電腦能夠處理更大量的數據並執行更複雜的任務，電腦科學家開始探索電腦自動化的可能性。現在，透過電腦自動化，可以執行許多與業務流程相關的任務，而無需分配大量人力資源。
雖然早期的業務流程自動化系統價格高昂，並且是客製化的內部平台，但雲端技術和人工智慧的最新突破已為各種規模的組織提供了可使用且價格合理的自動化解決方案。
自動化帶來的優勢
工作流程自動化 幫助每個人減少在重複性任務上花費的時間，並且可以利用工具來自動化任何角色或部門的業務流程。自動化可以顯著提升工作效率、降低人為錯誤、提高數據準確性，並釋放員工的時間和精力，使他們能夠專注於更具創造性和策略性的任務。
透過全面了解和應用業務流程自動化，企業可以釋放更多的創造力和策略資源，在市場競爭中保持領先地位。
二. 業務流程自動化 (BPA) 的重要性
業務流程自動化 (BPA) 是許多企業用來提高效率、降低成本並改善整體業務運營的重要工具。如果您不確定 BPA 是否適合您的業務，以下數據可以說明其重要性：
- 近四分之三的 IT 和工程領導者見證了 BPA 將手動流程時間減少了 30%。
- 約六成的領導者報告成本降低了 11% 到 30%。
自動化的三大好處
1. 準確性和效率
考慮我們日常需完成的那些重複且耗時的資料輸入任務。當員工錯誤地輸入資料時，手動操作會導致組織數據錯誤。這些不正確的數字可能導致關鍵商業決策基於錯誤數據做出。
使用 BPA，您的工作流程將按照預先定義和編程的步驟進行。這種有序的流程可確保團隊準確且高效地運作，顯著降低錯誤的可能性。
2. 安全性與合規性
在金融或醫療保健等受嚴格監管的領域，資料隱私至關重要。手動流程可能在不安全的資料夾或分散的收件匣中留下安全漏洞。
自動化工作流程會採用一致的安全措施來保護敏感資訊，降低詐欺、盜竊、巨額罰款和其他風險。自動化還能提供更高的透明度和可追溯性，特別是針對審計目的，BPA 可以創建文件更改的跟踪記錄。
3. 快樂的員工和滿意的客戶
雖然 BPA 的營運優勢促進了業務成功，但不要忘記，任何組織的核心在於其員工和客戶。自動化可以減少員工繁瑣的任務，讓他們將精力投入到更有價值的工作中。
隨著流程自動化，員工的角色將轉變為提升員工和客戶體驗，或為策略 IT 計劃做出貢獻。近90% 的員工表示自動化提高了他們的工作滿意度，使他們能夠更加投入和有效率。
自動化減少繁瑣的任務，使員工能夠加強與客戶的聯繫，解決複雜問題並創造難忘的體驗。事實上，77% 的受訪者表示，自動化為他們提供了更多時間來培養與客戶和利害關係人的有意義的關係。
三. 業務流程自動化 (BPA) 的案例
實現手動流程、業務流程甚至資料輸入的自動化，可以帶來諸多優勢。研究表明，自動化不僅能降低成本，還能加速投資回報，提高團隊滿意度，並提升客戶體驗。
考慮一下 Salesforce 對自動化使用者的調查結果：
- 83% 的人表示，自動化工具為他們提供了處理創新專案的時間。
- 91% 的人表示，工作自動化可以達到更好的工作與生活的平衡。
- 92% 的人表示，自動化提高了他們的生產力。
- 88% 的人表示，他們相信自動化解決方案能夠更快完成任務，並且不會出現代價高昂的錯誤。
此外，不良數據每年在商業領域造成近 1,300 萬美元的損失。隨著 BPA 的採用勢頭增強，您的競爭對手可能已經開始參與其中。根據預測，到 2026 年，全球 BPA 市場規模將從 2020 年的98 億美元增至 196 億美元。
自動化帶來的實際效益
範例 1：資料輸入自動化
某大型金融機構通過自動化其資料輸入流程，大幅減少了人工錯誤，數據處理效率提高了60%。這不僅節省了時間和成本，還顯著提升了客戶滿意度。
範例 2：客戶服務自動化
一家電商公司採用自動化客服解決方案，實現了7×24小時的客戶支援。結果顯示，客戶問題的解決速度提高了50%，並且顧客滿意度也有所上升。
範例 3：供應鏈自動化
某製造公司通過自動化其供應鏈管理，實現了實時的庫存監控和自動訂單處理，降低了20%的運營成本，並加快了產品交付速度。
這些案例顯示了業務流程自動化如何在不同領域中發揮其強大的效能，幫助企業在競爭激烈的市場中保持領先地位。
四. 業務流程自動化 (BPA) 的關鍵功能
銷售自動化軟體能夠集中並連接公司內部的數據，因此它的功能必須能夠與財務、行銷、營運和其他部門的系統、工具和流程整合。這種策略性的方法可以讓公司輕鬆同步資料更新和變更，無論其來源是公司的哪個部門。
以下是業務流程自動化 (BPA) 的一些重要功能：
1. 銷售節奏： 銷售節奏功能為銷售代表提供逐步指導和最佳實踐，幫助他們保持潛在客戶在銷售管道中流動。自動觸發器會提醒銷售代表需要完成的任務，確保他們不會漏掉重要步驟。
2. 關係圖和見解： 這個功能能夠自動發現和顯示客戶的關係網絡，無需人工研究。透過整合外部資料和網路資源，銷售團隊可以發現新的商機並納入 CRM 系統中。
3. 銷售電話摘要： 該功能會從銷售電話中整理出重要的要點，並將其轉化為簡潔的概要，包括下一步的行動項目，讓銷售代表能夠輕鬆跟進客戶需求。
4. 通話洞察： 利用人工智慧技術，這個功能會標記銷售對話中的關鍵時刻，例如競爭對手資訊、客戶反對意見、定價態度和提出的問題。透過特定關鍵字，AI 能夠識別並分析這些資訊，幫助銷售團隊更好地應對挑戰。
5. 報告和儀表板： 業務流程自動化軟體會收集和分析銷售數據，生成個性化的報告和儀表板。這些報告和儀表板可以提供單一視圖，幫助管理銷售管道並追蹤隨時間的變化。
6. 預建模板： 軟體應包括可自訂的提案和銷售流程模板，例如客戶計劃或簡報。這樣可以確保銷售團隊在進行提案和規劃時保持一致性和標準化。
7. 激勵薪酬管理： 這個功能能自動計算佣金，簡化複雜的佣金流程，並提高薪酬計畫的準確性。確保該軟體能夠與工資系統整合，使薪酬計算更加高效。
8. 領土規劃： 領土規劃功能提供地圖工具，用於管理銷售代表的地區覆蓋範圍。它可以自動評估銷售代表的覆蓋範圍，確保區域分配公平，並能夠疊加業務和經濟數據，幫助銷售團隊更好地進行市場分析和策略規劃。
五. 如何選擇正確的 業務流程自動化 (BPA)
選擇正確的業務流程自動化對於提升企業效率和生產力至關重要。以下是一些關鍵步驟來幫助您做出最佳選擇：
1. 確定需求和目標
首先，確定您的企業需要解決的具體問題和目標。評估哪些業務流程可以自動化，並設定清晰的目標，例如減少錯誤、提高效率或降低成本。
2. 評估功能
根據您的需求，確定自動化軟體應具備的功能。例如，資料整合、報告生成、工作流程管理、與其他系統的兼容性等。
3. 用戶友好性
選擇易於使用且界面友好的軟體，確保團隊成員能夠快速掌握並高效使用。試用軟體的免費試用版或演示版，了解其操作方式。
4. 可擴展性
確保自動化軟體能隨著您的業務發展而擴展，能夠靈活地添加新功能或模塊，以滿足未來需求。
5. 成本效益
考慮軟體的成本，包括初始購置費用、培訓費用和維護費用。評估其成本效益，確保其能夠在一定時間內收回投資並帶來持續的效益。
6. 兼容性和整合
確保軟體能夠與現有的系統、工具和流程無縫整合，避免數據孤島和重複工作。這有助於實現數據同步和工作流程的自動化。
7. 支持和服務
選擇提供優質技術支持和客戶服務的供應商，確保在實施和使用過程中遇到問題時能夠及時獲得幫助。
8. 用戶反饋和評價
查看其他用戶的反饋和評價，了解他們的使用體驗和軟體的優缺點。這有助於做出更明智的選擇。
總結來說，選擇正確的業務流程自動化軟體需要全面考慮需求、功能、易用性、可擴展性、成本、兼容性、支持和用戶反饋等因素。這樣，您才能找到最適合您的業務流程自動化解決方案。
六. 業務流程自動化 (BPA) Q&A
Q1. 什麼是業務流程自動化 (BPA)？
業務流程自動化 (BPA) 是使用技術手段自動執行重複性和手動的業務任務，以提高效率、減少錯誤並釋放員工的時間。
Q2. 業務流程自動化 (BPA) 有哪些主要優勢？
主要優勢包括提高效率、降低成本、減少錯誤、提升員工滿意度和改進客戶體驗。
Q3. 哪些業務流程適合自動化？
重複性高、耗時長、容易出錯的任務，例如資料輸入、報告生成、客戶服務等。
Q4. 如何開始實施業務流程自動化 (BPA)？
首先評估業務需求，選擇適合的自動化工具或平台，進行試點測試，並逐步擴展實施範圍。
Q5. 業務流程自動化 (BPA) 與機器人流程自動化 (RPA) 有何區別？
BPA 聚焦於整體業務流程的自動化，而 RPA (機器人流程自動化) 是一種技術工具，用於自動執行特定的任務或流程。
Q6. 業務流程自動化 (BPA) 能否與現有系統整合？
是的，多數 BPA 解決方案設計為與現有的企業系統和應用程序兼容，以實現無縫數據傳輸和整合。
Q7. 業務流程自動化 (BPA) 是否需要特殊的技術技能？
現代 BPA 工具通常設計為用戶友好，不需要專業技術技能即可使用。不過，複雜的自動化方案可能需要一定的 IT 支援。
Q8. 如何衡量業務流程自動化 (BPA) 的成功？
可通過效率提升、成本節約、錯誤減少、員工和客戶滿意度提高等關鍵績效指標 (KPI) 來衡量。
Q9. 業務流程自動化 (BPA) 的實施需要多長時間？
實施時間因企業規模和流程複雜程度而異，一般從幾個星期到幾個月不等。
Q10. 業務流程自動化 (BPA) 的成本是多少？
成本包括軟體購置費、實施費用、培訓費用和維護費用。具體費用視解決方案和企業需求而定。
Q11. 如何確保業務流程自動化 (BPA) 的安全性？
選擇有安全性保障的 BPA 解決方案，並採取數據加密、用戶訪問控制等措施來保護敏感信息。
Q12. 業務流程自動化 (BPA) 對員工有什麼影響？
BPA 可減少員工執行重複性任務的時間，使他們能夠專注於更高價值的工作，從而提高工作滿意度和生產力。
Q13. 業務流程自動化 (BPA) 能否用於中小企業？
是的，BPA 方案已變得更加靈活和價格合理，適用於各種規模的企業，包括中小企業。
Q14. 業務流程自動化 (BPA) 與數位轉型的關係是什麼？
BPA 是數位轉型的重要組成部分，有助於企業實現數位化運營，提高競爭力。
Q15. 如何選擇合適的業務流程自動化 (BPA) 解決方案？
根據企業需求評估功能、用戶友好性、可擴展性、成本效益、兼容性和技術支持等因素，選擇最適合的 BPA 解決方案。
七. 總結
業務流程自動化 (BPA) 的主要功能提升了銷售團隊的效率和生產力。這些功能包括銷售節奏、關係圖和見解、銷售電話摘要、通話洞察、報告和儀表板、預建模板、激勵薪酬管理以及領土規劃。
銷售節奏提供逐步指導，確保潛在客戶順利進入銷售管道。關係圖和見解自動發現客戶的關係網絡，而銷售電話摘要整理重要要點，便於跟進。通話洞察利用 AI 技術標記關鍵對話時刻。報告和儀表板生成個性化報告和統一視圖，預建模板保持流程一致性。激勵薪酬管理自動計算佣金，提高薪酬準確性，並與工資系統整合。領土規劃確保銷售代表區域分配公平。
這些功能使銷售團隊能專注於高價值的銷售活動，並在市場競爭中脫穎而出。
八. Salesforce ：最佳業務流程自動化 (BPA)
Salesforce 是世界上最可靠的 CRM 和資料解決方案軟體之一，其最大的亮點之一就是專注於自動化。現在，透過 Salesforce 平台，企業可以享受到為其獨特需求量身定制的高效業務流程自動化的優勢。
Salesforce 平台的自動化優勢
1. 易於使用的自動化工具
Salesforce 平台提供各種易於使用的流程自動化工具，這些工具可以輕鬆與現有的系統和 CRM 資料進行整合。這意味著，無需成為技術專家，用戶也能找到適合他們的自動化工具。Salesforce 的認證專家可以引導決策者了解可用工具，並幫助他們選擇滿足流程自動化需求的最佳解決方案。
2. 快速概念化與定制應用程式
對於現有工具不夠用的情況，Salesforce 平台讓企業能夠快速概念化、建立和使用自訂自動化應用程式。利用拖放式應用程式設計工具，即使沒有電腦科學或程式碼經驗，使用者也可以輕鬆設計應用程式。
3. Salesforce Lightning Process Builder
Salesforce Lightning Process Builder 使組織能夠將困難、複雜和重複的任務轉變為自動化流程，從而節省時間和金錢，同時在錯誤出現問題之前即消除它們。
Salesforce 平台的整體優勢
結合 Salesforce CRM 所聞名的使用者友善介面、即時處理能力、生產力工具和基於雲端的結構，Salesforce CRM 平台成為將可靠自動化夢想變成現實的業務流程解決方案。企業不僅能提升效率、降低成本，還能為員工和客戶提供更好的體驗。
通過 Salesforce CRM 平台，業務流程自動化不再遙不可及，而是成為提升企業競爭力和創新能力的關鍵工具。
