【好文分享】信息化系統上線後，如何才能發揮它的價值？
經過前期的規劃、選型、試運行等緊張籌備後，企業的信息化系統終於上線了，
許多人以為信息化建設就算是成功了，其實這才剛剛開始。
稍有不慎，很有可能在前三個月，你的所有努力就全部白費了。
信息化系統上線後的前三個月，是最危險的時期，
因為這個階段你將面臨著多重壓力：
1、各部門工作量增加
突如其來的新系統，可能會增加有些部門的工作量。
對於一些掌握數據較多的部門/人員（比如財務、倉儲、客服等等），不得不將原有的數據從線下或其他系統中，
移到新系統中來，而且還必須確保源數據的準確，這個過程的工作量並不小，
很容易導致各部門對新系統的排斥。
2、員工使用率低
新系統上線後，原來的業務流程、原來手工管理的事務、原來可管不可管的，
現在全部要納入系統來管理。
這意味著，許多人必須花時間動腦筋去學習適應一個新系統，來改變他原有的工作習慣，
這等於要求他克服自己的惰性，大多數人的初始反應肯定是拒絕的。
尤其是在沒有人監督的情況下，肯定有很多人還使用原來的模式來工作，而這種狀態也會影響到其他人，
所以前期系統的使用率會非常低，如果沒有及時的引導，使用新系統的習慣是很難養成的。
3、系統故障或調整
系統上線之前，設定的一些參數、模塊、流程等都不一定很準確，對系統上線後可能會出現的問題考慮的也不那麼全面，
但在真實運用系統之後，許多問題就會隨之暴露，所以在新系統上線初期，
經常會有系統功能、使用邏輯、系統故障等等方面的問題需要做出調整或解決，
如果這些問題調整或解決不好，也很容易遭到各部門及員工對新系統的反對。
那這最危險的三個月，企業應該怎麼做？
首先，必須做好全方位的培訓。
培訓分為兩方面。
一方面是對系統管理員的培訓，要確保系統管理員對系統各個模塊、各個細小的操作、
系統運行中可能會出現的問題以及如何解決等都要特別的熟練，
這不僅要求系統運營商要給出特別詳實的操作手冊，
而且還應有專人對企業系統管理員進行專業的培訓及操作指導；
另一方面是對員工的培訓，對員工的培訓要越簡單越直觀越好，對不同部門不同權限的人員進行分開培訓，
確保他們能快速使用自己可以操作的模塊即可
其次，信息部人員要做好全方面的支持和監督
在前期的源數據導入階段，信息部人員應主動去支持各部門，而不是告訴他們怎麼做之後就不管了，
對於主要人員可以派專門的人員在固定的時間去協助他一起完成系統源數據的初步導入，減輕他們的工作量；
同時，要主動去監督員工對系統的使用情況，及時去解答員工對系統的疑問，
最好的辦法是讓部門負責人對系統完全了解，並主動使用系統，
從而帶動底下的員工來使用系統。
而如何讓部門負責人配合，那只有是高層領導對軟體足夠的重視，
信息化系統的實施必須是自上而下的。
最後，保持與系統運營商實時溝通
負責信息化系統上線的人員，應保持與系統運營商實時溝通。
系統有任何的問題及調整，要讓系統運營商第一時間給出解決方案或調整計劃，
確保新系統不耽誤員工的使用。
在辛苦兩三個月之後，公司員工已基本掌握了系統的操作，大家已經開始習慣於使用新系統來工作，
也開始通過新系統能快速的完成一些數據統計、報表、客戶管理、文檔管理等工作，而且通過軟體，
公司實現了強制規範執行，工作流程逐漸標準化，相比以前的模式，工作效率有所提高。
那麼恭喜你，你的企業信息化系統已經算是上線成功了。
但是系統上線成功後並不意味著實施成功，要真正發揮出它的價值才是真正的實施成功。
企業信息化的價值可以歸為五層：
一層是提高效率，
二層是加強管控，
三層是科學的決策輔助，
四層是商業模式的創新。
系統上線成功僅僅是實現了第一層的價值而已。
如何才能讓信息化系統體現出它其他層次的價值？
我們仍需從以下幾點來著手：
1、繼續全方面監督檢查
在系統上線使用一段時間後，可能就會有人會因為利益或者想偷懶，便趁著公司放鬆對流程監督的機會，
私自更改業務流程的運作模式，讓有些本來已納入系統管理的業務，又向手工操作方面發展。
所以，企業應該設置專門的部門和專門的人，不斷對系統的應用情況進行全方面監督檢查，
及時消滅和處理不正之風。尤其是大公司，如果不及時處理這些問題，
那麼系統的使用就只是流於表面了。
2、繼續推進業務管理的變革，優化流程
公司的業務會隨著市場變化而發生變化，那相應的管理流程也應該跟著業務的變化進行優化，
從而逐步對系統提出一些新需求、去優化系統，
讓系統的使用功能能時刻切合企業的現有業務。
3、推動管理層使用好系統
使用系統之後，許多管理問題就會暴露，這也是大多數中高層不喜歡用信息系統的原因。
而且在使用系統一段時間後，對信息化系統的投入並沒有減少，
但信息化系統帶來的價值卻沒有那麼明顯，能直接給企業帶來業績增長，
所以漸漸的企業老闆對系統也不如之前的重視。
中高層管理者本來就不喜歡用，加之老闆不重視，那他們對信息系統的使用更少，
而他們不使用信息系統來分析數據、匯報工作等，那老闆就更難體驗到系統的價值。
這是一種惡性循環。
所以，要發揮企業信息化的價值，得幫助中高層管理者使用好信息系統，
打消他們的疑慮才是關鍵！
你得想盡各種辦法，讓中高層管理者能把信息化系統作為主要的管理手段，這樣不但可以去推動業務改善，
而且通過他們的使用，也能讓老闆漸漸習慣每天從系統中獲取數據，
漸漸的還會利用系統來幫助企業做出一些重大決策，
幫助企業提升核心競爭力，最終發揮出信息化系統的最大價值。
本文轉自每日頭條網站文章：信息化系統上線後，如何才能發揮它的價值？你必須get的幾個重點！
