隨著網際網路上的推銷廣告和資訊越來越多，企業的銷售模式也變得越來越複雜而細碎，如果企業因此而浪費大把時間，那麼工作效率將會大打折扣。

雖然瑣碎的工作無法完全消除，但是可以透過 CRM 系統的各種自動化功能，降低重複性工作所花費的時間成本，讓企業能把時間花費在真正重要的工作上，提高工作效率並達到更好的生產力，這是 CRM軟體的一大優勢。

那麼一般而言 CRM 自動化功能有哪些呢？

1. 商機（潛在顧客）管理自動化

以往顧客數據總是分散在各個地方，且品質難以維持穩定，經常有不一致的格式、錯漏的資訊或者不合理的標籤分類等問題，而 CRM 的商機管理自動化可以消除這些問題。透過添加檢查機制可以確保輸入資料的正確性，甚至可以設置規則和條件，當滿足時自動填入某些資料欄位， 更能自動將商機分配或指派給合適的業務人員。

透過 CRM 來管理商機將能輕鬆消除人為錯誤並加快對顧客信息的整合和獲取，從而確保業務人員能採取即時有效的行動。 

2. 顧客追蹤自動化

當獲取了潛在顧客的資訊後，CRM 系統也能幫助業務記錄後續與顧客的互動，包括拜訪行為、電話訪問、電子郵件往來，以及社交軟體訊息等資訊，都能依照時間順序記錄在系統資料庫裡。當業務人員查詢任何一位潛在顧客的資訊時，都能輕鬆找到以往的所有互動紀錄，並依此訂立下一步跟進策略，並設定自我提醒。

除此之外，業務之間的交接與部門之間的銜接也會變得更加輕鬆，不必再反覆跟顧客確認，令顧客喪失耐心，也不用擔心有任何資訊遺失。 

3. 繁瑣手動任務的自動化

低效率、需要靠手動執行的工作，現在也能靠 CRM 系統自動完成了。例如撥打電話、收發電子郵件、傳送社群媒體訊息，甚至更新顧客資料、提醒業務工作事項，以及產出數據報表等工作，都能在 CRM 系統的整合平台進行，替行銷人員省去大把時間。

4. 銷售流程自動化 

透過將企業的銷售流程分成若干個階段，並為每個階段設置合適的銷售活動和工作流程，將使銷售團隊可以更快、更輕鬆地將每個商機及機會從當前階段推動到下一階段。對於那些銷售流程階段多而工作複雜的企業來說，此功能將能使企業更加專注地在當前目標。

一套高效的銷售流程自動化系統甚至可以幫助企業梳理銷售流程，掌握其中關鍵，進而進行監督、簡化或改善，最終建立一套可靠且成功的最佳銷售模式。

5. 顧客服務自動化 

顧客服務流程是顧客體驗的關鍵部分。一個優質的 CRM 系統必須具備完整的顧客服務自動流程，來幫助顧客服務團隊順利運作。這通常是一套跨部門的流程，系統可以根據產品類別或顧客問題類型自動轉向相應的部門及相關人員來處理問題癥結，並確保整個銷售流程上的相關人員都能擁有一致的資訊，減少與顧客溝通時的誤會與摩擦。 

6. 市場行銷自動化 

CRM 軟體也可以透過與第三方軟件串接來實現市場行銷自動化。一個常見的應用場景是將系統與網站或社交媒體串接，藉此自動收集流量、拜訪頁面等顧客資訊。例如您可以在公司官方網站上添加一段追蹤代碼，自動將顧客在網上填寫的表單內容記錄到 CRM 軟體中；另外行銷人員也可以在 CRM 系統中建立行銷活動，並將該活動與商機、銷售機會或訂單相互關聯，分析每個行銷活動的實際成效，並作為日後調整行銷策略時的依據。

7.  工作流程自動化 

紙本作業在很多企業已經成為歷史。如今更多企業採用的是數位化的工作流程，透過線上產出與提交文件，並依照所設定的條件進行相應後續處理。透過 CRM 軟件的工作流程自動化功能，企業人員可以輕鬆建立各種表單文件和審批流程，使企業在處理各種工作時更具效率也更環保經濟，同時更能減少等待時間和出錯率。從此員工每天不必再浪費時間製作很有可能出錯的數據報表，只要打開 CRM 系統隨時都能看得一清二楚。