【好文分享】這才是老闆想看到的報告!向上匯報數字,一定要有 3 個準備
公司每周一次的業務會議,由各大部門的業務負責人匯報業績表現及客戶的變化。
為求簡單明瞭,大老闆不要求我們準備簡報,只要用 Excel 加上簡述概要即可,但總是有人在會議上被問得啞口無言。
不清楚報表數字變化的原因,馬上被老闆問倒
A:「在 XX 業務上每個客戶的月度變化數字在這,大家可以看一下。」
大老闆皺眉:「這頁的重點是什麼?想表達的是什麼?」
A:「我想說的是,業務在這個月很穩定,每周同比增長率也是健康的增速。」
大老闆:「怎麼會健康?最大兩個客戶的業績在前兩個月出現斷層,這個月才漲回來,原因是什麼?」
A:「好像是客戶的某幾個產品用量下滑了。」
大老闆眉頭更皺:「好像?為什麼下滑?為什麼又回升?」
A 也不知道該說什麼。這幾個客戶是底下部屬負責跟進,他對客戶業務並不熟悉,也沒有事先了解清楚。大老闆強調,「你匯報的內容自己都不清楚,就乾脆別報了。下周務必了解清楚。」A 點頭稱是,表示下周會準備周全。
到了下周,重複的情況再次上演。
大老闆看著報表提問:「為什麼這個客戶下面的子帳戶服務用量,增長超過兩倍?大盤平均才漲 XX%。」
A 這次顯然做了一點準備:「因為他們用了我們 XX 解決方案,加上業務積極拓展,成果才反映在數據上。」
大老闆:「那這個的用量會持續到下個月嗎?是階段性使用還是長期使用?預測本季度收尾達到什麼水平?」
A 再次啞口無言,後續計畫也沒想清楚。大老闆直接說到:「身為領導者,你要做的是授權,但不是放手。你這樣一問三不知,這個匯報來幹嘛呢?」
沒有insight的 Excel 報表就無用!把握 3 點準備報告
這樣的情況不是特例。我時常看到有人準備報告時,沒有以聽眾的角度去思考問題,覺得有出報表,
包含數字、項目、月份,大家應該都看得清、讀得懂,但這種沒有洞察(insight)的報表,
對管理者來說是空洞且沒用的。
帶著 Excel 報表去匯報時,建議準備以下 3 點,讓你的老闆一讀就懂:
1. 對比同期、其他品類、大盤均值
沒有比較的數字,就看不出優劣。在準備報表時,一定要標上同期對比(周、月、年)及大盤平均。
比如,「XX 產品這個月的業績是 XX」應改為說明「XX 產品這個月有 XX% 的增長,對比其他產品有超 XX% 的增長,遠高於大盤增量。」
明確釋放出產品賣得很好的訊息。
2. 標註突出數字,了解原因和預估未來走勢
報表裡最高及最低的數一定要標出來,比如紅色表示最低,綠色表示高漲,並事先準備好原因,
分析這個起降是否合理、原因、後續的可能變化。
3. 每張報表要有洞察
每張報表提出 1-3 點總結,這個總結就是你從這些數字裡看到的洞察。這個洞察不只是結果,更重要的是接下來(and then?) ,
讓老闆知道如何維持好的表現,壞的又該如何補救。
數字是死的,洞察是活的,一張報表沒有你的輸入(input),就是一張沒意義的表格,如何在數字中找到你的發現,
衍伸成你的行動計畫,這才是主管想看到的。
本文轉自經理人網站文章:這才是老闆想看到的 Excel 報告!向上匯報數字,一定要有 3 個準備